Pracovní smlouvu lze uzavřít elektronicky. Nestačí však vyřešit pouze obrázek podpisu v PDF. Zaměstnavatel potřebuje doložit, kdo a jakou verzi podepsal, zajistit předání vyhotovení a uložit dokument tak, aby ho později dohledal. Následující postup propojuje právní požadavky s každodenní prací personalisty.
Co elektronické uzavření smlouvy vyžaduje
Pracovní smlouva musí mít písemnou formu. Podle příručky MPSV není pro její elektronické uzavření nezbytný uznávaný nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Volba způsobu podpisu ale ovlivňuje, jak snadno lze prokázat totožnost podepisující osoby.
Zvláštní pravidla obsahuje § 21 zákoníku práce. Zaměstnavatel zasílá vyhotovení elektronicky uzavřené smlouvy na adresu, kterou nemá ve své dispozici a kterou mu zaměstnanec pro tento účel písemně sdělil. Zaměstnanec může od smlouvy písemně odstoupit nejpozději do sedmi dnů od dodání vyhotovení na tuto adresu, pokud ještě nezačal plnit. Přesné podmínky najdete v zákoníku práce.
Nastavte tedy celý proces od získání kontaktní adresy po předání podepsaného dokumentu. Samotná dostupnost smlouvy v interním systému není totéž jako splnění povinnosti podle § 21.
1. Připravte správnou smlouvu a údaje
Vycházejte ze schválené firemní šablony. Před odesláním ověřte zaměstnavatele, údaje zaměstnance, druh práce, místo výkonu práce a sjednaný nástup. Další podmínky řeší podrobněji náš průvodce pracovními smlouvami.
Prakticky oddělte přípravu dokumentu od jeho schválení. Personalista může doplnit údaje, ale nestandardní podmínky má potvrdit určená odpovědná osoba. Před podpisem musí být jasné, která verze je konečná a kdo je oprávněn jednat za zaměstnavatele.
2. Ověřte kontakty a způsob podpisu
Zkontrolujte, že e-mail a telefon patří příslušnému pracovníkovi. Pokud používáte ověření SMS kódem, nesmí být v kartě omylem telefon náboráře nebo společný kontakt pobočky.
Zaměstnanci předem vysvětlete, jak dokument otevře, přečte, podepíše a získá svou kopii. Nabídněte kontakt pro potíže s přístupem. Ověření telefonem je jedním z prvků procesu; samo o sobě neznamená, že jde o kvalifikovaný elektronický podpis.
3. Zajistěte podpis obou stran
Sledujte zaměstnance i osobu podepisující za zaměstnavatele. Odeslaná výzva ještě neznamená uzavřenou smlouvu. V evidenci rozlišujte alespoň připravený dokument, dokument čekající na podpis a dokončený dokument.
Pokud se po odeslání změní podmínky, neposílejte další soubor se stejným názvem bez vysvětlení. Původní výzvu odpovídajícím způsobem ukončete a novou verzi znovu předložte ke schválení a podpisu. Cílem je mít jednu jednoznačně identifikovatelnou výslednou smlouvu.
4. Předejte vyhotovení a uchovejte doklady
Po dokončení podpisů ověřte splnění pravidel pro zaslání vyhotovení na zaměstnancem sdělenou adresu. Uložte výsledný soubor spolu s dostupnými záznamy o průběhu podpisu a předání. Přístup nastavte podle pracovní role, nikoli pro celou firmu.
Zvažte i situaci, kdy člověk později přijde o přístup do aplikace. Firma potřebuje dokument dohledat a zaměstnanec má mít své vyhotovení. Dobu uchování a přístupová práva řešte podle druhu dokumentu a příslušných povinností.
5. Před nástupem zkontrolujte dokončení
Připravte si přehled lidí, kteří mají nastoupit, a u každého zkontrolujte smlouvu, podpisy i další úkoly. Výjimku předejte konkrétní odpovědné osobě. Nestačí, že personalista poslal upomínku, pokud vedoucí dál počítá s nástupem bez dokončených podkladů.
Všechny návazné úkoly shrnuje checklist nástupu zaměstnance.
Nejčastější chyby
- Zaměstnanec podepsal jinou verzi než zaměstnavatel.
- Systém ukazuje odeslanou výzvu, ale někdo ji považuje za dokončený podpis.
- Vyhotovení nebylo předáno požadovaným způsobem.
- Nikdo neřeší neplatný kontakt nebo vrácenou zprávu.
- Přístup k dokumentům je zbytečně široký.
- Stejný postup se bez ověření použije pro všechny pracovněprávní písemnosti.
Zejména poslední bod je důležitý: uzavření pracovní smlouvy a doručování jiných dokumentů, například výpovědi, nemají automaticky stejný právní režim. Postup vždy přiřaďte ke konkrétnímu typu písemnosti.
Jak podpisový proces vypadá ve Stafiu
Stafio propojuje přípravu dokumentů z firemních šablon s jejich evidencí a elektronickým podepisováním v HR. Personalista může sledovat obálky čekající na podpis a pracovník otevřít dokument v mobilní aplikaci. Na ukázce si ověřte celý scénář včetně předání vyhotovení, opravy kontaktu a práce s nedokončeným podpisem.
